Sala konferencyjna musi być dobrze przygotowana i wyposażona w sprzęt biurowy. Ważne są też rozwiązania ergonomiczne. Trzeba bowiem pamiętać, że sala konferencyjna jest wizytówką firmy, instytucji, która ma kontakt z gośćmi, a zwłaszcza z mediami. Dlatego każda sala konferencyjna powinna mieć: projektor do wyświetlania materiałów filmowych i prezentacji graficznych, dużo miejsca przy każdym stanowisku, mikrofony przy każdym stanowisku, odpowiednie oświetlenie.
Nie można zapominać o dobrej akustyce. Fatalne wrażenie na uczestnikach spotkania zrobi przerywający mikrofon, niewyraźne kolumny czy fakt, że uczestnicy nie będą słyszeć tego, co mówi osoba zasiadająca na drugim końcu sali. Jakość dźwięku jest podstawą przy dużych konferencjach.
Istotna jest także kwestia programu translatorskiego, który będzie tłumaczył słowa wypowiadane przez przemawiających na spotkaniach z udziałem gości międzynarodowych. Trzeba też więc pomyśleć o sprzęcie do odbioru - regulowanych słuchawkach.
Wynajem sal konferencyjnych, które są należycie przygotowane i wyposażone w system audio-wizualny oraz infrastrukturę biurową, odbywa się telefonicznie, osobiście, poprzez faks i pocztę elektroniczną. Szczegóły zawsze dopinane są przed organizacją konferencji, spotkania czy prezentacji, by uniknąć wszelkich niespodziewanych sytuacji, które mogłyby wpłynąć negatywnie na wynik rozmów.